skip to Main Content
MEMBANGUN KETERAMPILAN KOMUNIKASI EFEKTIF

MEMBANGUN KETERAMPILAN KOMUNIKASI EFEKTIF

Keterampilan komunikasi efektif

sumber : pixabay.com

Pendahuluan

Keterampilan Komukasi Efektif – komunikasi adalah keterampilan manusia sebagai makluk sosial yang sangat penting ketika mulai berhubungan dengan orang lain. Kesuksesan dan kegagalan dalam hidup ini sebenarnya adalah karena faktor komunikasi. Kita bisa melihat didalam kehidupan sehari-hari bahkan kita mungkin juga mengalami, seperti; pasangan suami istri bertengkar hebat bahkan tidak sedikit yang bercerai padahal mereka saling mencintai, hanya karena ego dan tidak mau saling memahami. Dua orang sahabat atau saudara bisa ribut dan tidak saling sapa hanya karena masalah sepele. Satu tim proyek bisa saling mencurigai, menyebabkan proyek tidak bisa selesai sesuai dengan jangka waktu nya karena komunikasi tidak berjalan dengan baik diantara anggota dan saling menyalahkan. Organisasi/Perusahaan bisa hancur dan pecah karena anggotanya tidak bisa kompak. Dua pihak bersitegang karena masing-masing merasa yang paling benar, bahkan perang  dan perdamaian dua negara bisa terjadi. Semuanya itu berpangkal dari masalah komunikasi. Jadi komunikasi ibarat poros yang menjadi inti dari semua kegiatan yang ada di bumi.

1. Arti & Pengertian Komunikasi

Banyak pendapat dan teori oleh para ahli, namun disini kita akan mengutif dari dua ahli dengan definisi yang paling cocok menurut saya, yaitu : “Komunikasi adalah proses berbagi pemahaman (makna) melalui arus pesan berupa simbol-simbol yang terus menerus.” (Froemling 5) 8, 2011.

Menurut Onong Uchjana Effendy komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media).

Keterampilan komunikasi efektif sangatlah penting, dimanapun, apa profesi dan siapa diri Kita. Komunikasi yang berhasil di tempat kerja bisa menentukan apakah bisnis, perusahaan, atau karir individu itu sukses atau tidak. Namun jika komunikasi tidak berjalan dengan baik, maka hal-hal seperti koordinasi, efisiensi, produktifitas, dan moral dapat dengan mudah menjadi sumbatan komunikasi atau bahkan menjadi faktor kegagalan. Untuk menekankan pentingnya keterampilan komunikasi, Kita akan membahas beberapa keterampilan komunikasi paling dasar yang digunakan di tempat kerja, bagaimana mengkomunikasikan keterampilan ini dengan jelas, dan bagaimana kita dapat membantu meningkatkan komunikasi karyawan.

Keterampilan berkomunikasi di tempat kerja ketika kita bekerja, bagaimana kita dapat mengetahui dan memenuhi kebutuhan orang lain, mengidentifikasi cara-cara di mana perbaikan dapat dilakukan, atau menentukan bagaimana pekerjaan tertentu perlu dilakukan? Semua jawaban ini bisa dicapai dengan kemampuan komunikasi yang sukses di tempat kerja. Membaca, menulis, berbicara , dan mendengarkan adalah keterampilan komunikasi dasar yang diperlukan untuk komunikasi yang efektif di lingkungan mana pun, terutama di tempat kerja.

Secara umum komunikasi dibagi menjadi komunikasi Verbal dan Non-verbal, perbedaan secara tegas dari keduanya dimana komunikasi verbal adalah komunikasi yang dilakukan secara langsung dengan menggunakan lisan maupun tulisan sedangkan komunikasi Non-verbal biasanya melalui gerakan-gerakan anggota tubuh yang sering dikenal dengan istilah bahasa isyarat atau body language. Selain itu juga, penggunaan bahasa non verbal dapat melalui ekspresi wajah, kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan penggunaan simbol-simbol yang memiliki arti.Diawal juga sudah dijelaskan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memberitahu, mengubah sikap, pendapat, atau perilaku, baik secara lisan (langsung) ataupun tidak langsung (melalui media). Sebagai contoh didalam proses komunikasi ini, misalkan ada seseorang yang akan menjelaskan kepada tim atau stafnya tentang suatu pekerjaan. Untuk dapat menjelaskan dengan baik dan benar, maka seseorang itu harus memahami dan mengerti terlebih dahulu dengan baik perihal yang ingin disampaikan. Lalu pilih medianya serta alat bantu agar penyampaian ini dapat berlangsung dengan baik tanpa terjadi distorsi (bisa diakibatkan oleh kondisi sekitar, maupun kondisi sipenerima pesan/komunikan), pesan harus dikemas dengan baik disesuaikan dengan kondisi si penerima pesan (Komunikan), jika penerima pesan dalam kondisi yang baik dan siap dalam menerima pesan maka semua pesan akan tersampaikan dan mudah dimengerti oleh si penerima.

Didalam kehidupan keseharian bangsa Indonesia saat ini, komunikasi yang terjadi dalam hubungan  atau interaksi sosialnya sebagian besar melalui proses komunikasi langsung dengan komunikasi lisan maupun tulisan. Dimana pemikiran, ide-ide, pemahaman atau keputusan akan lebih mudah disampaikan secara verbal daripada non verbal. Pada komunikasi model ini komunikan juga lebih mudah memahami pesan-pesan yang disampaikan dengan komunikasi ini.

2. Permasalah dalam Komunikasi

Manusia sebagai makluk sosial tidak bisa tidak berkomunikasi, karena walaupun kita tidak merasa berkomunikasi dengan orang lain tetapi perasaan dan kondisi hati selalu akan terekspresi dan akan mempengaruhi ekspresi wajah dan gerakan anggota tubuh yang teraktualisasi menjadi bahasa tubuh sehingga perasaan dan kondisi hati tersebut akan dapat dirasa oleh orang lain sebagai bentuk komunikasi.

Seperti yang sudah dijelaskan diatas, komunikasi tidak selalu berjalan lancar seperti yang sering dibayangkan. Ada faktor-faktor yang menyebabkan komunikasi menjadi bermasalah atau terdistorsi, hal ini sering disebut sebagai faktor-faktor penghambat komunikasi. Kondisi ini yang dapat menjadikan dua pihak bertengkar.

Berikut disampaikan hal-hal yang dapat menjadi hambatan didalam komunikasi, diantaranya ;

  1. Perbedaan Persepsi. Setiap orang mempunyai kemampuan yang berbeda dalam mengartikan sebuah pesan  atau ungkapan.  Ada orang yang mengartikan saran atau nasehat seseorang sebagai sebuah hal yang positif untuk perbaikan dirinya. Namun, ada juga orang yang mengartikan nasehat tersebut sebagai sebuah tindak menyalahkan (sesuatu hal yang menurutnya sebagai sebuah hal yang negatif). Perbedaan persepsi inilah yang menjadi alasan mengapa dua pihak terlibat konflik.  Kadang, perkataan yang sama bisa diartikan beda bila disampaikan pada orang yang berbeda. Setiap orang bisa mengartikan sebuah garis lurus sebagai tiang bendera, namun orang yang lainnya bisa mengartikan sebuah garis lurus tersebut sebagai kata seru. Padahal, sama-sama garis lurus. Maka sangat di perlukan membangun keterampilan komunikasi efektif.

  2. Perbedaan budaya juga sering kali menjadi salah satu penghambat dalam komunikasi, terlebih jika masing-masing pihak tidak mengerti bahasa yang dipergunakan. Akan tetapi masalah ini bisa disiasati dengan cara menggunakan bahasa simbol yang sering kita kenal dengan sebautan “bahasa tarzan” atau dengan saling mempelajari kebudayaan masing-masing.  Budaya bisa juga terjadi pada saat komunikasi berlangsung antara dua orang yang berbeda generasi, misalnya gen-X yang lahir di tahun 1965-an dengan gen-Y yang lahir setelah tahun 1977-an,  karena selain berbeda pandangan ada juga berbeda perbendaharaan kata dan istilah yang hanya dipahami oleh masing-masing sehingga akan mudah terjadi kesalahpahaman.

  3. Karakter Dasar. Karakter dasar manusia pada dasarnya ada 4, yaitu koleris, melankolis, plegmatis, dan sanguinis. Keempatnya memiliki karakter yang berseberangan. Koleris adalah karakter kuat yang kadang suka menyinggung perasaan. Melankolis adalah karakter yang lembut dan perasa. Sanguinis adalah karakter yang santai. Plegmatis adalah karakter yang suka mengalah. Bayangkan bila keempat karakter ini dipertemukan dalam sebuah komunitas, apa yang akan terjadi?  Misalkan komunikasi yang terjadi antara orang dengan karakter melankolis dengan Koleris, maka yang terjadi adalah orang yang melankolis akan sering tersinggung. Perbedaan karakter inilah yang memang kadang-kadang menjadi penghambat komunikasi.

  4. Kondisi saat berkomunikasi dengan kawan bicara juga menjadi sebab seringnya kesalahpahaman terjadi. Misalnya saat komunikasi antara kedua pihak sedang terjadi, pihak pertama sedang dalam kondisi  hati yang tidak nyaman. Akibatnya, kondisi tersebut akan mempengaruhi cara menangkap pesan dari kawan bicaranya sehingga terjadilah kesalahpahaman.

Dengan mempelajari dan kita tahu hambatan-hambatan yang ada pada komunikasi, maka kita akan tahu cara mengatasinya.

Baca juga : Management Emosi Di Lingkungan Kerja

3. Bagaimana Cara Mendapatkannya di Tempat Kerja

Keterampilan komunikasi efektif

sumber : pixabay.com

  1. Kemampuan mendengarkan: Menjadi pembicara yang hebat, harus dimulai dari menjadi pendengar yang baik. Di tempat kerja, kita harus bisa mengetahui kebutuhan orang lain dengan mendengarkan sehingga kita dapat membantu mereka memenuhi tujuan mereka. Mendengarkan akan membantu kita menyadari apa yang dipikirkan orang lain. Jika kita ingin menunjukkan kepada seseorang bahwa kita benar-benar mendengarkan kata-kata mereka, pertimbangkan untuk mencatat atau meminta mereka menindaklanjuti pertanyaan dari kita.

  2. Empati: Di tempat kerja, kita akan bekerja sebagai tim dengan orang lain, jadi penting untuk terbuka terhadap pemikiran dan pendapat orang lain, walaupun kadang kita mungkin tidak setuju dengan mereka. Jika kita memiliki masalah dalam memahami sudut pandang orang lain, pertimbangkan untuk menempatkan diri pada posisi mereka dan lihat mengapa mereka bertindak sesuai dengan keinginannya. Selain itu, mengajukan pertanyaan adalah cara yang baik untuk memperbaiki komunikasi di tempat kerja.

  3. Kesabaran: Kesabaran bisa menjadi rumit, pada saat kita berurusan dengan orang lain, mudah frustrasi atau terbebani terutama jika kita tidak dapat mengerti maksud mereka. Di tempat kerja, penting untuk melatih kesabaran dengan diri sendiri dan orang lain. Misalnya, pastikan kita bersabar dengan atasan, rekan kerja, staf, atau anak buah kita, sehingga kita benar-benar bisa mendengar apa yang orang lain katakan. Tidak semua orang bisa mengerti secara langsung. Jadi luangkan waktu kita saat menjelaskan hal-hal yang perlu dilakukan dengan cara tertentu.

  4. Kejelasan: Bila kita berurusan dengan orang di tempat kerja, seperti berbicara dengan rekan kerja, sekretaris, atau atasan kita, penting untuk bersikap langsung kepada mereka. Jika kita terlalu lama menghabiskan waktu untuk memberi penjelasan atau pemahaman apa yang dimaksud, mereka cenderung tidak mendengarkan atau menganggap kita bukanlah orang yang kredibel untuk hal-hal tersebut. Cara yang bagus untuk dapat berkomunikasi dengan jelas adalah berlatih terlebih dulu. Misalnya, pertimbangkan untuk membuat garis besar atau mencatat poin-poin yang akan kita sampaikan. Jika perlu cari dan buat bukti-bukti dukungan dan referensi jika diperlukan. Menjadikan semuanya jelas di tempat kerja akan memastikan bahwa kita dapat melakukan segala sesuatu pada waktu yang tepat.

  5. Sikap Positif: Akan ada suatu hari dimana kita takut bekerja – kita semua pernah merasakannya (dan itu tidak berarti kita membenci pekerjaan). Kuncinya di sini adalah selalu menjaga sikap positif tidak peduli seberapa lelah, marah, pahit, atau kelelahan yang mungkin kita rasakan. Kita seharusnya tidak pernah mencampur-adukan perasaan dengan pekerjaan, karena hal ini akan menyebabkan kesalahpahaman atau konflik. Jika kita memiliki masalah di tempat kerja, bicarakan dengan orang-orang yang terlibat dan temukan cara untuk mengatasinya. Jika dibiarkan dan mengacuhkan apa yang harus dihadapi, maka hanya akan menumbuhkan dan mendatangkan masalah yang  lebih besar dan tentukan akan membebani.

  6. Jujur dan Terbuka: Jika kita merasa terlalu depresi saat bekerja atau sedang mengalami tantangan spesifik tentang suatu pekerjaan, penting untuk berbicara dengan atasan atau manajer atau seseorang di departemen sumber daya manusia sesegera mungkin untuk membantu meringankan masalah tersebut.

  7. Perbaikan Diri: Memang benar bahwa kita tidak dapat selalu mengkomunikasikan perbaikan diri, namun keduanya berjalan beriringan. Komunikasi membutuhkan waktu dan praktik/latihan, baik secara lisan maupun tulisan. Dengan demikian, sangat membantu untuk selalu meningkatkan keterampilan komunikasi efektif, karena hal ini akan membantu memperbaiki diri secara keseluruhan.

4. MANFAAT KETERAMPILAN KOMUNIKASI EFEKTIF

  • Manfaat Pribadi

  1. Kita akan dapat dengan mudah mengungkap perasaan dan gagasan kita, sehingga komunikasi dapat menjadi fasilitas untuk melepaskan beban mental dan psikologis sehingga hal ini akan dapat menjaga keseimbangan hidup kita;
  2. Menjelaskan pikiran, isi pikiran dan perilaku kita sendiri;
  3. Semakin mengenal diri –  dengan komunikasi kita akan mengenal isi hati, pikiran dan perilaku kita dan akan mendapat umpan balik dari rekan komunikasi kita tentang emosi, pikiran dan kemampuan kita.
  • Manfaat hubungan dengan orang lain

  1. Mengenal orang lain, karena melalui komunikasi orang lain akan mengungkapkan diri kepada kita;
  2. Dengan mudah kita dapat menjalin perkenalan, pertemanan dan persahabatan dengan orang lain;
  3. Membahas masalah, bertukar pikiran dan membuat rencana kegiatan bersama orang lain;
  4. Saling membantu mengubah sikap dan perilaku hidup bersama orang lain.
  • Manfaat di tempat kerja

  1. Menjalin hubungan baik dengan rekan kerja dan atasan di tempat kerja;
  2. Membangun kerjasama dan sinergi dengan rekan kerja;
  3. Memberitahu tentang kerja dan mengarahkan kerja sesuai dengan tujuan;
  4. Mengatasi perbedaan padangan, ketegangan dan konflik.

KESIMPULAN

  1. Hambatan berkomunikasi yang paling mendasar adalah dari dalam diri kita sendiri ( Kurang yakin, kurang percaya diri, sering memandang orang lain rendah/kurang, selalu mendominasi, terkadang tinggi hati, ini semua adalah sesuatu yang harus di”swicth” dan melatih kebalikannya);

  2. Agar lebih mudah dan efektif dalam berkomunikasi, kita perlu menyimak dan memahami apa yang terjadi selama komunikasi berlangsung dengan mengingat struktur pembicaraan, apa yang akan dibicarakan, isi pembicaraan dan apa yang telah kita bicarakan.

  3. Terimalah masukan dan saran sebagai hal positif yang akan mendorong kemajuan, keahlian dan kinerja kita.

Sumber dari: Bahan Ajar Komunikasi Efektif dan berbagai sumber di Internet
________________________

Written By :

Wisnu Wibowo 

Business Technology Services Director

Wisnu serves as the Founder of Xsis Mitra Utama in 2005, previously he worked in an IT company for eleven years. Wisnu is also active as Vice Chairman of Indonesian Chamber of Commerce and Industry since 2016 former as Governing Body Chairman Indonesian Chamber of Commerce and Industry since 2015. He also as a keynote speaker in various seminars & workshops in particular theme of outsourcing, employment and communication.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Back To Top