MANAJEMEN WAKTU
sumber : www.pixabay.com
Pernahkah anda bertanya-tanya bagaimana seseorang kelihatannya memiliki waktu yang cukup untuk mengerjakan semua yang mereka inginkan, sementara orang lain terkadang selalu terburu-buru mengerjakan satu tugas ke tugas lainnya, dan sepertinya tidak pernah selesai? Atau anda pernah mengalaminya sendiri?
Apakah orang pertama tersebut hanya memiliki sedikit tugas? Jawabannya tidak, orang tersebut bisa saja memiliki banyak tugas, namun mereka menggunakan waktu dengan lebih efektif dan memiliki kemampuan mengatur waktu yang baik.
Manajemen waktu bukan merupakan hal yang rumit, namun pada kenyataannya memang susah untuk dilakukan. Ini membutuhkan waktu di awal untuk memprioritaskan dan menyusun aktifitas. Dan begitu kita berhasil menyusunnya, maka kita akan terhindar dari yang namanya terburu-buru dan akan merasa memiliki waktu untuk semua hal.
Kunci dalam Manajemen Waktu
Mengerti perbedaan Urgent (Mendesak) dan Important (Penting).
- Mendesak artinya membutuhkan respon segera, walaupun hal tersebut bisa menjadi penting atau tidak.
- Penting artinya jika tidak dilakukan, maka akan ada konsekuensi terhadap anda atau hal lain.
Mari kita coba lihat beberapa contoh:
- Mengangkat telepon yang berdering adalah mendesak. Jika anda tidak mengangkatnya, maka anda tidak akan tahu ada informasi apa dari yang menelpon. Walaupun mungkin cuma sekedar reminder terhadap pemakaian pulsa anda, tidak begitu penting.
- Rutin melakukan checkup kesehatan adalah penting. Jika tidak dilakukan, anda bisa saja terkena penyakit yang tidak terduga. Ini tidak mendesak, tapi jika tidak dilakukan dalam waktu lama, kebutuhan ini akan menjadi sesuatu yang perlu dilakukan segera.
- Menjemput pasangan adalah mendesak dan penting. Jika anda tidak tepat waktu, pasangan anda akan menunggu dan khawatir.
- Browsing dan cek social media tidak termasuk hal yang mendesak atau penting. Anda mungkin perlu menaruh aktifitas ini di sela-sela waktu istirahat anda atau waktu yang tidak mengganggu aktifitas penting anda.
Mungkin tabel berikut bisa membantu anda untuk menempatkan aktifitas pada prioritas yang sesuai :
Anda perlu rutin melakukan review terhadap daftar aktifitas anda, untuk memastikan bahwa aktivitas tersebut sudah pada prioritas yang sesuai atau belum.
Bagaimana jika aktivitas penting anda terus menerus dan berbenturan dengan aktivitas baru yang mendesak dan juga penting?
Anda perlu benar-benar mempertimbangkan seberapa penting aktivitas tersebut. Apakah benar-benar perlu dikerjakan atau memang anda yang harus mengerjakannya. Jika benar-benar penting, maka anda bisa coba untuk melakukan delegasi terhadap aktivitas/tugas tersebut. Dalam bekerja, kita tentu bekerja dalam tim, bukan?
Prinsip-Prinsip Manajemen Waktu
- Usahakan selalu rapi
Anda bisa menggunakan 3 kategori terhadap barang-barang/daftar anda: Simpan jika bisa berguna dikemudian hari, memberikan kepada orang lain yang mungkin bisa membantu mereka, dan membuang jika memang sama sekali tidak berguna bagi anda atau orang lain.
- Gunakan waktu anda
Anda perlu menyusun waktu anda terhadap aktivitas yang akan anda lakukan. Memanfaatkan waktu juga bisa membantu anda untuk menyelesaikan hal-hal penting lainnya. Misal: 10 menit sebelum meeting, anda bisa kirim email konfirmasi terhadap pengiriman paket.
- Jangan menunda-nunda, namun jika anda merasa ragu untuk melakukannya, mungkin anda perlu mencari alasannya
Jika memang penting dan mendesak, sebaiknya anda segera mengerjakannya. Jika memang anda ragu apakah memang perlu dikerjakan, ada baiknya anda meminta pendapat pada orang sekitar anda, atasan atau keluarga untuk urusan rumah.
- Tidak perlu mencoba untuk multitask
Multitasking cukup sulit untuk dilakukan, karena otak kita butuh waktu untuk kembali fokus terhadap hal lain. Cukup dengan menyelesaikan suatu pekerjaan lalu kemudian beralih ke pekerjaan lain.
- Tetap tenang dan pertahankan hal-hal pada tempatnya.
Tetap tenang merupakan hal yang paling penting untuk diingat. Terlalu banyak pekerjaan dan jadwal yang padat dapat membuat seseorang menjadi stress. Perlu diingat bahwa dunia tidak akan runtuh dan berakhir jika anda gagal mengerjakan tugas anda hari ini.
Pulang kerja lebih awal dan tidur lebih awal agar anda bisa lebih segar dan fokus untuk keesokan harinya, mungkin pilihan yang lebih baik daripada anda memaksakan diri untuk bekerja hingga larut malam atau mengerjakan deadline yang sebenarnya tidak begitu penting.
Luangkan waktu anda untuk kembali mengarahkan hidup dan prioritas anda pada pandangan yang lengkap, anda mungkin akan mendapati sebuah pandangan yang berbeda dan bahkan lebih baik!
_____________________________________
Written by :
M AQSHA SAEMY
As Sysdev Business Manager – PT Xsis Mitra Utama
